初めての幹事でも安心｜飲み会の段取りチェックリスト（予約から精算まで）

「今度の飲み会、幹事お願いできる？」と頼まれたものの、何から手をつければいいのかわからない。初めての幹事なら、そう感じるのは当然です。

幹事の仕事は、一つひとつはそれほど難しくありません。大変に感じるのは、やることが多く、順番がわからないからです。この記事では、飲み会の段取りを時期ごとのチェックリストにまとめました。上から順に進めれば、大きな抜け漏れは防げるはずです。

まずは全体の流れをつかむ

目安として、開催の1か月前から動き始めると余裕を持って準備できます。

小規模な集まりなら、もっと短い期間でも大丈夫です。逆に、忘年会や歓送迎会のように人が集まりやすい時期は、お店が早く埋まるため早めの行動がおすすめです。

1か月〜3週間前：目的・日程・予算を決める

会の目的と主役を確認する

歓迎会、送別会、打ち上げなど、何のための会かをはっきりさせましょう。主賓がいる会なら、まず主賓の都合を最優先で押さえます。

日程を調整する

候補日をいくつか出して、参加者の都合を聞きます。全員の都合が合わないときは、主賓や上司など外せない人の都合を優先して決めるのが一般的です。

予算の目安を決める

1人あたりの予算を先に決めておくと、お店選びがぐっと楽になります。上司が多めに払う傾斜割り勘にするかどうかも、このタイミングで考えておくとスムーズです。

3〜2週間前：お店を選んで予約する

お店選びのチェックポイント

• 人数に合った席や個室があるか
• 駅から近く、帰りやすい場所か
• 飲み放題やコースの内容、ソフトドリンクの種類は十分か
• 食物アレルギーや苦手な食べ物への対応ができるか
• 禁煙・喫煙の扱いはどうか

お酒を飲まない人も気持ちよく参加できるよう、ソフトドリンクやノンアルコールの選択肢があるお店を選ぶと安心です。

予約するときに確認すること

• 人数の確定はいつまでか、変更はいつまでできるか
• キャンセル料が発生するタイミング
• 利用時間（2時間制など）
• 支払い方法（現金のみか、カードや電子決済が使えるか）
• 領収書が必要な場合の宛名

特にキャンセル規定は、あとで困らないように必ず確認しておきましょう。

1週間前〜前日：人数を確定し、案内を送る

出欠を確定してお店に連絡する

出欠の返事がない人には早めに声をかけ、人数を確定させます。確定した人数は、お店が指定する期限までに伝えましょう。

参加者に案内を送る

案内には次の内容を入れておくと、当日の問い合わせが減ります。

1. 日時と集合時間
2. お店の名前と場所
3. 会費の目安と支払い方法
4. 幹事の連絡先

会費のルールを決めておく

均等割りにするのか、役職や年次で傾斜をつけるのか、飲まない人や途中参加の人はどうするのかを、事前に決めておくと当日の会計で迷いません。必要なら、上司に「今回は少し多めにお願いしてもいいですか」と一声かけておくと安心です。

必要なものを準備する

送別会の花束やプレゼント、ゲームの景品など、会の内容に応じて必要なものをそろえます。誰かに一部を立て替えてもらう場合は、その分も精算に含めることを忘れないようにしましょう。

前日に最終確認する

前日には、お店に予約の日時と人数をもう一度確認しておくと安心です。あわせて参加者に「明日はよろしくお願いします」とリマインドを送り、集合時間と場所を再度伝えておきましょう。会費を当日集める場合は、お釣り用の小銭も用意しておくとスムーズです。

当日：受付・進行・会計

早めに到着して確認する

開始の少し前にお店に着き、予約内容と人数を確認します。席の配置に迷ったら、主賓や上司が座りやすい席を先に決めておくとスムーズです。

乾杯と挨拶の段取り

乾杯の挨拶や締めの挨拶を誰にお願いするかは、事前に本人へ頼んでおきましょう。当日いきなり指名されると、相手も困ってしまいます。

お酒の場への配慮

お酒の量は人それぞれです。無理に飲ませたり、一気飲みをあおったりすることは絶対に避けましょう。飲まない人にもソフトドリンクを自然にすすめるなど、誰もが自分のペースで楽しめる雰囲気をつくるのも幹事の大切な役割です。帰り道が心配な人がいれば、さりげなく気にかけておきましょう。

急な欠席や遅刻に備える

当日になって「行けなくなった」「遅れます」という連絡が入ることもあります。人数が変わったら、わかった時点ですぐにお店へ伝えましょう。予約の内容によっては料金がかかる場合もあるため、予約時に確認したキャンセル規定をもとに対応を決めます。遅れて来る人には、お店の場所と席がわかるよう、到着しそうな時間に一言連絡しておくと親切です。

会計とメモ

会計のときは、レシート（明細）をスマホで撮っておきます。2次会がある場合は、どの会を誰が払ったかもメモしておくと、あとの精算が楽になります。

2次会は「行ける人だけ」で

2次会をする場合も、参加は自由にしておくのがマナーです。「明日早いので」と帰る人を引き止めず、気持ちよく送り出しましょう。2次会のお店は、1次会の途中で人数を確認してから探すと、無理なく決められます。

翌日以降：精算とお礼

会の翌日には、参加者にお礼の連絡を入れましょう。あわせて、一人ひとりの金額と支払い方法を一覧で伝えると、回収もスムーズに進みます。全員から受け取ったら、立て替えてくれた人へのお礼も忘れずに。これで幹事の仕事はひと区切りです。

まとめ

• 幹事の仕事は「目的・日程・予算」「お店の予約」「人数確定と案内」「当日の進行」「精算とお礼」の5段階
• 予約時はキャンセル規定と人数確定の期限を必ず確認する
• 飲まない人や主賓への配慮を忘れず、無理に飲ませない
• 会費のルールは事前に決め、当日はレシートと支払った人をメモする

最後の精算まで終われば、初めての幹事も立派にやり遂げたことになります。複数の会や傾斜のある計算に手間取りそうなときは、keisher を使えば、参加者と比率、会計額を入れるだけで一人ひとりの負担額と送金先までまとめて出せます。